از مکالمه تلفنی تا ثبت اطلاعات و اجرای فرآیندهای سازمانی؛ بدون ورود دستی داده‌ها.
وقتی مکالمات به داده‌های قابل‌استفاده تبدیل می‌شوند
راهکار پردازش هوشمند مکالمات رای‌بُد، تماس‌های تلفنی را به متن تبدیل می‌کند، محتوای آن‌ها را درک و خلاصه‌سازی می‌کند و اطلاعات موردنیاز سازمان را به‌صورت ساختاریافته استخراج می‌کند. این اطلاعات می‌توانند در فرم‌های Microsoft Dynamics 365، سیستم‌های CRM و سایر نرم‌افزارهای سازمانی ثبت شوند.
تبدیل خودکار مکالمات تلفنی به متن
فایل‌های صوتی تماس‌ها توسط هوش مصنوعی به متن تبدیل می‌شوند و امکان مشاهده و بررسی محتوای مکالمه بدون نیاز به گوش‌دادن مجدد فراهم می‌شود. متن مکالمات می‌تواند همراه با اطلاعات تماس در آرشیو سازمان نگهداری شود تا دسترسی به سوابق ارتباط با مشتریان آسان‌تر شود.
خلاصه‌سازی هوشمند مکالمات
سیستم به‌صورت خودکار خلاصه‌ای از مهم‌ترین موضوعات مطرح‌شده در هر تماس تهیه می‌کند؛ شامل موضوع اصلی مکالمه، درخواست مشتری، توضیحات ارائه‌شده و نتیجه گفتگو. مدیران و کارشناسان می‌توانند بدون مطالعه تمام متن یا گوش‌دادن به مکالمه، از محتوای تماس مطلع شوند.
استخراج اطلاعات ساختاریافته از مکالمات
سازمان پرسش‌ها و فیلدهای موردنیاز خود را تعریف می‌کند تا هوش مصنوعی پاسخ آن‌ها را از محتوای مکالمه استخراج کند؛ مانند موضوع تماس، محصول درخواستی، علت شکایت، مشکل گزارش‌شده، راهکار ارائه‌شده، اقدام بعدی و نتیجه نهایی مکالمه.
شناسایی موضوعات و دسته‌بندی محتوای مکالمات
سازمان می‌تواند مشخص کند آیا در مکالمه به موضوعاتی مانند قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل، گارانتی یا خدمات پس از فروش اشاره شده است. در تماس‌های پشتیبانی نیز موضوعاتی مانند خرابی محصول، درخواست آموزش، تأخیر در خدمات و نارضایتی مشتری قابل شناسایی هستند.
تکمیل خودکار فرم‌های CRM و سیستم‌های سازمانی
راهکار رای‌بُد از طریق یکپارچگی با Microsoft Dynamics 365 و سایر نرم‌افزارهای سازمانی، اطلاعات استخراج‌شده را در فرم‌ها و فیلدهای مرتبط ثبت می‌کند. برای هر فرآیند می‌توان فرم و فیلدهای موردنیاز را مشخص کرد تا مقادیر مناسب از محتوای تماس استخراج شوند.
ایجاد پایگاه دانش از مکالمات سازمان
متن مکالمات، خلاصه‌ها و اطلاعات استخراج‌شده می‌توانند در یک پایگاه داده قابل‌جست‌وجو ذخیره شوند. این اطلاعات منبع ارزشمندی برای تحلیل نیازها، مشکلات و رفتار مشتریان هستند و به کامل‌ترشدن سوابق CRM و پیگیری سریع‌تر درخواست‌ها کمک می‌کنند.
نمونه‌ای از پردازش هوشمند مکالمات
فایل صوتی، متن مکالمه با تفکیک گویندگان و خلاصه تماس در یک نمای واحد در دسترس قرار می‌گیرند. اطلاعات استخراج‌شده از گفتگو نیز متناسب با فیلدها و فرآیندهای سازمان برای ثبت در سیستم مقصد آماده می‌شوند.
آرشیو مکالمات، تبدیل صوت به متن و خلاصه تماس
مشاهده و پخش فایل صوتی در کنار خلاصه خودکار و متن گفتگو با تفکیک گویندگان؛ برای بررسی سریع محتوای تماس و استخراج اطلاعات موردنیاز فرم‌های سازمانی.
پرسش‌های پرتکرار
پاسخ به مهم‌ترین پرسش‌ها درباره استخراج اطلاعات از مکالمات، کاربردهای سازمانی و یکپارچگی با CRM.
خروجی راهکار به متن مکالمه محدود نمی‌شود. خلاصه‌سازی، شناسایی موضوعات و استخراج اطلاعات ساختاریافته، محتوای تماس را برای استفاده در نرم‌افزارهای سازمانی آماده می‌کند. نتیجه، کاهش زمان ثبت اطلاعات، جلوگیری از فراموش‌شدن نکات مهم و افزایش بهره‌وری کارشناسان است.
نوع درخواست، شرح مشکل، محصول مرتبط، علت شکایت، اقدامات انجام‌شده و وضعیت پیگیری می‌توانند برای تکمیل فرم خدمات یا ثبت و به‌روزرسانی تیکت در CRM استفاده شوند. برای مثال، خرابی دستگاه پس از به‌روزرسانی و نیاز به پیگیری فنی از مکالمه استخراج می‌شود.
محصول موردعلاقه، نیاز مشتری، بودجه، زمان احتمالی خرید، اعتراضات و اقدامات بعدی قابل استخراج هستند. برای مثال، درخواست خرید ۲۰ دستگاه با پرداخت اقساطی و ارسال پیش‌فاکتور می‌تواند برای تکمیل اطلاعات سرنخ، فرصت تجاری و فعالیت پیگیری در CRM استفاده شود.
بله. در تماس‌های مالی، شماره فاکتور، علت تأخیر پرداخت، تاریخ وعده پرداخت و نتیجه مذاکره قابل استخراج هستند. در رسیدگی به شکایات نیز موضوع شکایت، محصول یا خدمت مرتبط، علت نارضایتی، درخواست مشتری و نتیجه گفتگو برای ثبت و پیگیری ساختاریافته شناسایی می‌شوند.
بله. از طریق اتصال به Microsoft Dynamics 365، CRM و سایر سیستم‌های دارای قابلیت یکپارچه‌سازی، می‌توان خروجی تحلیل مکالمات را به فرم‌ها، موجودیت‌ها و فرآیندهای مرتبط منتقل کرد. سناریوهای ثبت اطلاعات و تکمیل فرم‌ها متناسب با ساختار نرم‌افزاری سازمان طراحی می‌شوند.
بله. در فرآیندهای حساس می‌توان مرحله بازبینی و تأیید اطلاعات توسط کارشناس را پیش از ثبت نهایی در نظر گرفت. به این ترتیب، خودکارسازی ثبت اطلاعات با کنترل موردنیاز فرآیندهای سازمان همراه می‌شود.