در پروژه‌های فولادی، هماهنگی مهندسی بر کیفیت و زمان اجرای پروژه اثر می‌گذارد. یک نقشه با بازنگری نامشخص، مدرکی در انتظار بررسی یا اطلاعاتی پراکنده میان فایل‌ها و پیام‌ها، تصمیم بعدی تیم را دشوار می‌کند. EDMS رای‌بُد اطلاعات پروژه، مدارک مهندسی، بازنگری‌ها و فعالیت‌های کاربران را به هم متصل می‌کند تا تیم‌ها بدانند هر مدرک در چه وضعیتی است، چه سوابقی دارد و کدام موضوع به پیگیری نیاز دارد.
وقتی فهرست مدارک در یک فایل، نسخه‌ها در پوشه‌های مختلف و وضعیت بررسی در مکاتبات پراکنده نگهداری شود، جمع‌آوری تصویر واقعی پروژه وقت‌گیر می‌شود. مدیر برای پاسخ به پرسش‌هایی مانند «کدام مدارک هنوز تعیین تکلیف نشده‌اند؟» و «حجم کار کدام دیسیپلین بیشتر است؟» به پیگیری دستی وابسته می‌ماند. داشتن شناسنامه مشترک برای پروژه، سند و بازنگری، نقطه شروع کنترل مؤثر مدارک است.
در پروژه‌هایی مانند گندله‌سازی، احیای مستقیم، فولادسازی، نورد و تأسیسات جانبی، مدارک به پلنت، ناحیه، تجهیز و رشته مهندسی مرتبط‌اند. EDMS رای‌بُد این ارتباط‌ها را در ساختار اطلاعات نگه می‌دارد و مدارک را به فازهای مهندسی پایه، تفصیلی و خرید متصل می‌کند. به این ترتیب، بررسی وضعیت یک حوزه تخصصی یا بخش مشخصی از پروژه، بر پایه طبقه‌بندی یکسان انجام می‌شود.
وضعیت هر مدرک روشن باشد؛ پیگیری پروژه بر پایه اطلاعات مشترک انجام شود.
دامنه راهکار متناسب با فرآیند و اطلاعات سازمان شما تعیین می‌شود.
تعریف پروژه با کد، کارفرما، پلنت و تاریخ‌های شروع و پایان؛ همراه با فازهای مهندسی، وضعیت Hold و تنظیمات پروژه. اطلاعات هر مدرک در بستر پروژه مربوط بررسی می‌شود.
سازمان‌دهی بر اساس دیسیپلین، نوع سند، پلنت، ناحیه و زیرناحیه یا تجهیز؛ برای شکل‌دادن به زبان مشترک میان تیم‌های مهندسی و کنترل مدارک.
دریافت قالب Excel و ورود یکجای فهرست مدارک، شامل مشخصات، تاریخ‌ها، وزن، کدهای سند و مسئولان مرتبط؛ برای کاهش ورود تکراری اطلاعات در شروع پروژه.
دسترسی به نام مدرک، کد داخلی و کد کارفرما، فاز، دیسیپلین، تاریخ‌ها، وزن و بازنگری‌های مرتبط در یک صفحه؛ برای پیگیری منسجم اطلاعات اصلی و نسخه‌ها.
ثبت Revision با شماره مشخص، هدف صدور یا POI، آدرس فایل، اطلاعات ترنسمیتال و توضیحات مرتبط؛ برای روشن‌ماندن ارتباط هر نسخه با سند اصلی.
مشاهده وضعیت‌هایی مانند پیش‌نویس، انتظار تأیید واحد تولید، انتظار تأیید فنی، انتظار تأیید کارفرما، تأییدشده و کامنت کارفرما؛ همراه با سوابق اقدامات ثبت‌شده.
ثبت فعالیت روزانه مرتبط با پروژه و نوع فعالیت، همراه با درصد و توضیح؛ و مشاهده گزارش شخصی برای مرور سوابق و روزهای در انتظار ثبت.
بررسی تعداد اسناد، بازنگری‌ها و اقدامات به تفکیک پروژه و دیسیپلین؛ همراه با فیلترهای کارفرما و بازه زمانی و نماهای تحلیلی پیشرفت، وضعیت‌ها و تأخیر مدارک.
شاخص‌های موردنیاز سازمان در دامنه استقرار تعریف می‌شوند.
برای گفت‌وگوی دقیق‌تر درباره نیاز مدیریتی سازمان، نمونه داشبوردی با تمرکز بر پیشرفت وزنی مدارک، موارد بحرانی، زمان پاسخ، وضعیت چرخه بازنگری و توزیع کارتابل آماده شده است. این نما نشان می‌دهد چگونه می‌توان داده‌های مدارک را به اولویت پیگیری تبدیل کرد. فعال‌سازی این شاخص‌ها بر داده واقعی، به اتصال منبع، تعریف قواعد محاسبه، تعیین مبنای برنامه و توافق درباره وضعیت‌ها و SLA نیاز دارد.
نمونه‌های زیر مسیر ارزیابی راهکار را نشان می‌دهند.
یک پروژه فولادی نمونه تعریف می‌شود؛ فهرست MDR از Excel وارد می‌شود؛ شناسنامه یک مدرک و بازنگری‌های آن بررسی می‌شود؛ وضعیت تأیید و کامنت کارفرما مرور می‌شود؛ سپس گزارش عملکرد و وضعیت مدارک نمایش داده می‌شود. در بخش پایانی، نمونه داشبورد تحلیلی برای توافق درباره شاخص‌های موردنیاز سازمان ارائه خواهد شد.
کدام مدارک هنوز در مرحله تولید یا بررسی هستند؟ • وضعیت بازنگری‌ها و پاسخ‌های کارفرما چگونه است؟ • چه مدارکی به پیگیری بیشتر نیاز دارند؟ • حجم اسناد و اقدامات هر پروژه و دیسیپلین چقدر است؟ • سوابق یک مدرک و نسخه‌های مرتبط آن کجاست؟ • فعالیت‌های ثبت‌شده میان پروژه‌ها چگونه توزیع شده‌اند؟
تصاویر محیط سامانه، مسیر کنترل مدارک را نشان می‌دهند. سه نمای تحلیلی نخست، نمونه‌ای از بخش قابل مشاهده داشبورد با داده‌های نمایشی‌اند. برای بررسی جزئیات، هر تصویر را در اندازه اصلی باز کنید.
نمونه نمایش پیشرفت مدارک، وضعیت‌ها و موارد نیازمند اقدام؛ مناسب شروع بررسی وضعیت پروژه برای مدیران.
نمونه نمای تحلیلی با داده‌های نمایشی؛ شاخص‌ها و اتصال داده متناسب با ساختار پروژه تنظیم می‌شوند.
نمونه نمای مراحل گردش مدرک، وضعیت بررسی و زمان توقف؛ برای گفت‌وگو درباره گلوگاه‌های فرآیند.
نمونه نمای تحلیلی با داده‌های نمایشی؛ شاخص‌ها و اتصال داده متناسب با ساختار پروژه تنظیم می‌شوند.
نمونه نمایش بار کاری، موارد معوق و وضعیت پاسخ؛ برای بررسی ظرفیت و اولویت‌های پیگیری. بار کاری یا تعداد فعالیت، معادل بهره‌وری افراد نیست.
نمونه نمای تحلیلی با داده‌های نمایشی؛ شاخص‌ها و اتصال داده متناسب با ساختار پروژه تنظیم می‌شوند.
نمای فهرست مدارک و ارتباط هر مدرک با پروژه و اطلاعات مهندسی.
اطلاعات اصلی سند و نسخه‌های مرتبط در یک نمای قابل پیگیری.
نمونه وضعیت بازنگری، کامنت کارفرما و اقدامات ثبت‌شده.
مسیر دریافت قالب، انتخاب فایل و آغاز ورود فهرست مدارک.
نمونه گزارش تعداد اسناد، بازنگری‌ها و اقدامات با فیلترهای مرتبط.
پاسخ به پرسش‌های مهم پیش از بررسی و استقرار راهکار.
ورود گروهی MDR از قالب Excel پشتیبانی می‌شود. تطبیق ستون‌ها، کدها، مسئولان و کیفیت داده پیش از انتقال بررسی خواهد شد.
هر بازنگری به سند اصلی متصل است و وضعیت و سوابق اقدامات ثبت‌شده آن قابل مشاهده‌اند. وضعیت کامنت کارفرما نیز موارد نیازمند رسیدگی را مشخص می‌کند.
ساختار پلنت، فاز و طبقه‌بندی مدارک امکان تنظیم برای بخش‌های مختلف پروژه را فراهم می‌کند. دامنه دقیق بر اساس فرآیند و اطلاعات پروژه شما تعیین می‌شود.
نسخه مرجع داشبورد جدید با داده‌های نمونه کار می‌کند. اتصال عملیاتی و قواعد شاخص‌ها در دامنه استقرار تعریف و اعتبارسنجی می‌شوند. تصاویر، شاهد عملکرد واقعی یک مشتری نیستند.
برای دریافت مشاوره تخصص، اطلاعات بیشتر و دریافت دمو محصولات شماره تماس خود را وارد نمایید. کارشناسان رای بُد در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.