وقتی سازمان تصمیم می‌گیرد فرآیندهای خود را دیجیتال کند، معمولاً یکی از اولین پرسش‌ها این است: ERP یا BPMS؟ در ظاهر، هر دو می‌توانند فرم ایجاد کنند، گردش کار داشته باشند و فعالیت‌های سازمان را مکانیزه کنند؛ اما تفاوت اصلی زمانی آشکار می‌شود که از «اتوماسیون یک فرآیند» فاصله بگیریم و به «مدیریت یکپارچه سازمان» فکر کنیم.
BPMS اساساً با فرآیند آغاز می‌کند. ERP اما تصویر بزرگ‌تری می‌بیند؛ فرآیند را در کنار داده، منابع، عملیات و ارتباط میان بخش‌های مختلف سازمان قرار می‌دهد. به همین دلیل، انتخاب میان این دو بیش از آنکه انتخاب دو نرم‌افزار باشد، انتخاب دو سطح متفاوت از مسئله است.
BPMS؛ وقتی مسئله اصلی، گردش فرآیند است
فرض کنیم یک سازمان می‌خواهد درخواست خرید خود را مکانیزه کند. کارشناس درخواست را ثبت می‌کند، مدیر واحد آن را تأیید می‌کند، درخواست به مالی می‌رود، در مبالغ مشخص مدیرعامل نیز نظر می‌دهد و در نهایت واحد تدارکات وارد فرآیند می‌شود.
BPMS برای چنین مسئله‌ای انتخاب مناسبی است. مسیر حرکت درخواست، مسئول هر مرحله، زمان پاسخ‌گویی، شروط و تأییدها مشخص می‌شوند و سازمان از ایمیل، کاغذ، Excel و پیگیری‌های تلفنی فاصله می‌گیرد.
اما حالا یک قدم جلوتر برویم. اگر مدیر بخواهد بداند این خرید برای کدام پروژه انجام شده، موجودی فعلی کالا چقدر است، از چه تأمین‌کننده‌ای خرید کرده‌ایم، چه قراردادی با او داریم، کالا چه زمانی وارد انبار شده و هزینه آن چه اثری بر سود پروژه گذاشته است، دیگر تنها با یک Workflow مواجه نیستیم.
اینجاست که نگاه ERP اهمیت پیدا می‌کند.
ERP؛ وقتی فرآیندها باید به یکدیگر متصل شوند
ERP تلاش می‌کند عملیات اصلی سازمان را به جای مجموعه‌ای از جزایر نرم‌افزاری، در یک ساختار منسجم قرار دهد. مشتری به قرارداد متصل است، قرارداد می‌تواند پروژه ایجاد کند، پروژه خرید و مصرف منابع دارد، خرید بر موجودی اثر می‌گذارد و عملیات در نهایت پیامد مالی ایجاد می‌کنند.
بنابراین تفاوت را می‌توان ساده بیان کرد:
BPMS می‌پرسد «این درخواست باید چه مسیری را طی کند؟»؛ ERP علاوه بر آن می‌پرسد «این درخواست با کدام مشتری، قرارداد، پروژه، کالا، تأمین‌کننده، انبار و اطلاعات مالی در ارتباط است؟»
این همان نقطه‌ای است که یک سیستم از ابزار اتوماسیون به بخشی از زیرساخت عملیاتی سازمان تبدیل می‌شود.
چرا ERP برای سازمان در حال رشد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؟
هرچه سازمان بزرگ‌تر می‌شود، وابستگی میان واحدها افزایش پیدا می‌کند. فروش بدون اطلاع از موجودی تصمیم مناسبی نمی‌گیرد، پروژه بدون اطلاعات قرارداد تصویر کاملی ندارد و مدیریت بدون اتصال اطلاعات مالی و عملیاتی نمی‌تواند سود واقعی هر پروژه یا مشتری را تحلیل کند.
یک معماری ERP مناسب تلاش می‌کند این ارتباط‌ها را از ابتدا به رسمیت بشناسد. نتیجه فقط «نرم‌افزار بزرگ‌تر» نیست؛ نتیجه، ایجاد یک منبع اطلاعاتی منسجم‌تر برای مدیریت سازمان است.
در پروژه‌های رای‌بُد نیز معمولاً مسئله از یک فرم یا فرآیند آغاز می‌شود، اما طراحی صرفاً بر اساس نیاز امروز انجام نمی‌شود. مدیریت قرارداد، فروش، پروژه، انبار، خدمات یا خرید باید به شکلی طراحی شوند که بتوانند در آینده بخشی از یک معماری بزرگ‌تر باشند.
گزارش مدیریتی؛ جایی که تفاوت بیشتر دیده می‌شود
فرض کنید مدیرعامل می‌خواهد بداند کدام مشتریان واقعاً سودآور هستند. پاسخ این سؤال در CRM به تنهایی وجود ندارد، همان‌طور که فقط در نرم‌افزار مالی یا سیستم پروژه هم پیدا نمی‌شود.
برای رسیدن به پاسخ باید فروش، قرارداد، پروژه، خرید، هزینه و درآمد کنار یکدیگر قرار بگیرند.
یا ممکن است مدیریت بخواهد بداند:
- چه میزان از قراردادهای فعال هنوز فاکتور نشده‌اند؟
- کدام پروژه‌ها از برنامه عقب هستند؟
- چه کالاهایی باید در هفته‌های آینده تأمین شوند؟
- کدام مشتریان بیشترین درآمد و کدام‌یک بیشترین هزینه خدمات را ایجاد کرده‌اند؟
اینجاست که معماری ERP زمینه مناسبی برای Data Warehouse و ابزارهای Business Intelligence مانند Power BI فراهم می‌کند.
از ERP تا هوش مصنوعی
امروز ارزش سیستم‌های یکپارچه فقط در گزارش‌گیری خلاصه نمی‌شود. داده ساختارمند و مرتبط، یکی از مهم‌ترین پیش‌نیازهای استفاده جدی از هوش مصنوعی در سازمان است.
وقتی اطلاعات مشتری، قرارداد، پروژه، فروش، خدمات و سایر حوزه‌ها به شکل مناسبی در دسترس باشند، AI می‌تواند از یک ابزار عمومی به دستیار واقعی سازمان تبدیل شود؛ برای مثال قراردادهای نیازمند پیگیری را شناسایی کند، وضعیت پروژه را خلاصه کند، برای کارشناس پاسخ پیشنهادی بسازد یا اطلاعات چند بخش را برای تصمیم‌گیری مدیر کنار یکدیگر قرار دهد.
مسیر بلوغ را می‌توان این‌گونه دید:
Process → Data → Integration → BI → AI
و این همان جایی است که تفاوت میان «مکانیزه کردن چند فرآیند» و «ساختن زیرساخت دیجیتال سازمان» آشکار می‌شود.
آیا ERP همیشه انتخاب بهتری از BPMS است؟
خیر. اگر سازمان تنها چند فرآیند مشخص برای اتوماسیون دارد و سیستم‌های اصلی آن نیز از قبل وجود دارند، BPMS می‌تواند سریع‌تر و اقتصادی‌تر باشد. حتی در سازمان‌های بزرگ نیز BPMS می‌تواند در کنار ERP برای مدیریت Workflowهای خاص استفاده شود.
اما اگر نیازها به تدریج از فرآیندهای مستقل عبور کرده و به سمت ارتباط میان قرارداد، پروژه، فروش، خرید، انبار، مالی و خدمات حرکت می‌کنند، BPMS به تنهایی پاسخ کامل مسئله نخواهد بود.
| نیاز | BPMS | ERP |
|---|---|---|
| اتوماسیون Workflow | بسیار مناسب | مناسب |
| فرآیندهای تأییدی | بسیار مناسب | مناسب |
| مدیریت عملیات اصلی | محدودتر | بسیار مناسب |
| مدل اطلاعاتی یکپارچه | وابسته به پلتفرم | هسته اصلی |
| گزارش مدیریتی جامع | نیازمند Integration | مناسب‌تر |
| اتصال به BI و AI | امکان‌پذیر | بستر داده گسترده‌تر |
| توسعه به اکوسیستم سازمانی | مکمل | یکی از اهداف اصلی |
رویکرد رای‌بُد؛ از فرآیند امروز تا معماری فردا
در رای‌بُد، نقطه شروع طراحی سیستم سازمانی صرفاً انتخاب نرم‌افزار یا پیاده‌سازی یک Workflow نیست. ابتدا فرآیند، داده و ارتباط میان واحدها بررسی می‌شود و سپس مشخص می‌کنیم سیستم امروز قرار است در معماری آینده سازمان چه جایگاهی داشته باشد.
ممکن است پاسخ BPMS باشد، ممکن است ERP یا XRM باشد و در بسیاری از پروژه‌های Enterprise، پاسخ نهایی ترکیبی از چند سیستم، Integration، BI و سرویس‌های هوش مصنوعی است.
جمع‌بندی
اگر مسئله سازمان چند فرآیند مشخص و مستقل است، BPMS می‌تواند انتخاب بسیار مناسبی باشد. اما هرچه نیاز از گردش کار ساده به سمت مدیریت یکپارچه مشتری، قرارداد، پروژه، خرید، انبار، مالی و خدمات حرکت کند، نگاه ERP اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
به همین دلیل سؤال درست فقط این نیست که «ERP یا BPMS؟»
سؤال مهم‌تر این است:
«سیستمی که امروز می‌سازیم، قرار است چند سال دیگر چه نقشی در سازمان داشته باشد؟»
انتخاب درست زمانی اتفاق می‌افتد که علاوه بر مسئله امروز، معماری فردای سازمان نیز دیده شود.